19 lượt xem

KPI là gì? Viết tắt của từ gì? Cách tính KPI cho nhân viên | Acb-win.com

Để đo lường hiệu suất trong công việc, các công ty thường sử dụng KPI. Vậy KPI là gì? Viết tắt của từ là gì? Cách tính KPI cho nhân viên?

KPI là gì?

Định nghĩa KPI

KPI là viết tắt của cụm từ “Chỉ số hoạt động quan trọng” có thể hiểu nó là một chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là công cụ đo lường được thể hiện thông qua các số liệu, báo cáo và chỉ số định lượng, nhằm phản ánh kết quả hoạt động của các cá nhân hoặc bộ phận chức năng của công ty, doanh nghiệp.

READ  Sentre (SEN) là gì? Toàn tập về tiền điện tử SEN | Acb-win.com

Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có KPI ở các cấp độ khác nhau để đánh giá hiệu quả của chúng so với mục tiêu đã định trước. Cụ thể, KPI cấp cao sẽ tập trung vào các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp, ngược lại, KPI cấp thấp thường được sử dụng trong hệ thống quy trình, đánh giá nhân viên hoặc trong các bộ phận như hoạt động kinh doanh, bán hàng, tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng.

KPI-lớn

Căn cứ vào tiến độ hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, bộ phận) sẽ có những chế độ thưởng phạt khác nhau đối với từng cá nhân. KPI cho biết hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và đánh giá xem người thực hiện công việc đó có nỗ lực để đạt được mục tiêu hay không. Đây cũng là cơ sở để giám đốc điều hành đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận hoặc nhân viên để cung cấp cho họ những ưu đãi thỏa đáng.

Tầm quan trọng của KPI

Với doanh nghiệp

  • KPI sẽ giúp giám sát hiệu quả công việc của nhân viên một cách trực quan và minh bạch, đồng thời làm cơ sở để xác định chế độ trả lương và kỷ luật thỏa đáng.
  • Nâng cao hiệu quả của quá trình đánh giá tiến độ công việc
  • Đảm bảo rằng các mục tiêu và tầm nhìn đặt ra cho tương lai có thể được hoàn thành như kế hoạch ban đầu.

Với các nhân viên

  • Nắm bắt mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đặt ra
  • Tạo động lực cho nhân viên làm việc và hướng họ đến những mục tiêu chung của tổ chức
  • Phát hiện những khiếm khuyết dẫn đến chậm trễ trong việc thực hiện các hoạt động và cải tiến kịp thời
KPI-lớn

Ưu điểm của KPI

  • Giúp hệ thống làm việc của công ty minh bạch, hỗ trợ đo lường tăng trưởng dễ dàng hơn, đồng thời phát hiện kịp thời những hạn chế và khó khăn của hệ thống để đưa ra quyết định và lập kế hoạch lại tốt hơn.
  • Cải thiện hiệu suất của nhân viên hoặc nhóm,
  • KPI được đo lường bằng những con số cụ thể nên rất dễ hiểu và có độ chính xác cao.
  • Giúp các bộ phận và nhân viên có động lực hơn để đẩy nhanh tiến độ công việc.

Hạn chế của KPI

Nhược điểm là khó khăn duy nhất của KPI là người đặt chỉ số này phải có năng lực cao, hiểu rõ nguồn lực của công ty như thế nào và công ty còn yếu điểm gì để tìm kiếm. Ngoài ra, việc áp dụng KPI trong thời gian dài sẽ làm giảm hiệu quả của nó theo thời gian.

Phân loại KPI

Nhìn chung, KPI được chia thành hai loại.

KPI được liên kết với các mục tiêu chiến lược

Với các mục tiêu chiến lược, thông thường lợi nhuận, tiền bạc, thị phần, KPIs rất quan trọng để phát triển doanh nghiệp, nếu không đạt được KPI này, doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại nặng nề.

KPI gắn liền với các mục tiêu chiến thuật

Nếu chiến lược thể hiện tổng thể các mục tiêu chung của công ty thì chiến thuật là những mục tiêu nhỏ góp phần hình thành nên mục tiêu tổng quát. Đây là những KPI ngắn hạn, rõ ràng, được lập chỉ mục và công việc cụ thể. Với loại KPI này, chúng ta có thể biết ngay hiệu quả công việc đã hoàn thành.

Cách tính KPI cho nhân viên

Quy trình phát triển KPI

  • Bước 1: nắm vững kinh nghiệm KPI, hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và hiểu rõ năng lực của từng nhân viên.
  • Bước 2: Phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của bộ phận và toàn công ty từ đó đưa ra các KPI cơ bản cần cải thiện.
  • Bước 3: Bắt tay vào hệ thống hóa KPI, lập danh sách những việc cần làm để cải thiện các KPI đó.
  • Bước 4: Lên lịch làm việc mẫu cho nhóm nhỏ và tiến hành phân công công việc trong nhóm.
  • Bước 5: Lập kế hoạch làm việc cho nhân viên dựa trên mục tiêu của nhóm
  • Bước 6– Đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên và nhóm một cách thường xuyên (hàng tuần hoặc hàng tháng), sau đó điều chỉnh chỉ số để phù hợp với khả năng của nhân viên, thúc đẩy nhân viên đạt được KPI trên mức quy định. Trình bày để kiểm tra việc vượt qua các KPI.
  • Bước 7: Liên hệ với KPI đạt được để tiến hành trả lương và thưởng
  • Bước 8: xác định lại các chỉ số chính phản ánh hiệu quả công việc của nhóm và bộ phận
  • Bước 9: Xây dựng các bài kiểm tra, đánh giá cụ thể cho từng KPI.
  • Bước 10: Đo lường – quy tắc – đánh giá liên tục theo thời gian, tối ưu từng KPI theo thời gian.

Mô hình KPI THÔNG MINH là gì?

Mô hình SMART là một công cụ giúp các công ty đánh giá hiệu quả của KPI:

  • Cụ thểMục tiêu phải cụ thể
  • Cân đo: Phải có một quy trình cụ thể để đo lường hiệu suất nhằm đạt được mục tiêu
  • Có thể tiếp cận: Mục tiêu này có thể đạt được không?
  • Liên quan, thích hợp: Sự phù hợp và đồng nhất của mục tiêu trên với mục tiêu chung của công ty
  • Khung thời gian: Thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu là gì?
KPI-lớn

Cách tính KPI thực tế

Để tính KPI hiệu quả, bạn cần tuân thủ 2 nguyên tắc chung nhất sau đây.

KPI là gì?  Viết tắt của từ là gì?  Cách tính KPI cho nhân viên 2

QUẢNG CÁO

Nguyên tắc chia KPI theo trọng số

Một nhân viên có thể đảm nhận cùng lúc 5 – 7 công việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc đều quan trọng như nhau và mang lại giá trị như nhau cho tổ chức.

Cụ thể, tất cả các tác phẩm có thể được chia thành 3 nhóm chính như sau:

  • Nhóm A: Các nhiệm vụ mất nhiều thời gian để thực hiện và ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của tổ chức.
  • Nhóm B: Các nhiệm vụ trong nhóm này mất ít thời gian hơn Nhóm A và có tác động đáng kể đến mục tiêu tổng thể, hoặc chúng có thể mất nhiều thời gian để thực hiện, nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
  • Nhóm C: Trong nhóm này, các hoạt động tốn ít thời gian hơn để thực hiện và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Do đó, trọng số của mỗi nhóm làm việc có thể được biểu thị bằng% và cũng theo mức độ quan trọng của chúng.

Ví dụ: nhân viên X có 5 KPI, cụ thể là 2 KPI ở Nhóm A, 2 KPI ở Nhóm B và 1 KPI ở Nhóm C. Do đó, cách tính KPI theo trọng số sẽ như sau:

KPI Đội KPI KPI trọng lượng
(đầu tiên) MỘT 30%
(2) MỘT 30%
(3) ĐỂ LOẠI BỎ 15%
(4) ĐỂ LOẠI BỎ 15%
(5) mười%

Nguyên tắc đánh giá KPI theo hiệu suất và thời gian

Cách tính KPI dựa trên hiệu suất thành phần:

Thành phần KPI hiệu suất = (Lợi nhuận thực tế / Mục tiêu) * Trọng số

Ví dụ, nhân viên X có KPI nhóm A và trọng số là 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI này là 100 và thành tích thực tế là 90.

Hiệu suất KPI của nhân viên X sẽ được tính như sau:

(90/100) * 30 = 27 (đơn vị:%)

Cách tính KPI dựa trên tổng hiệu suất

Tổng hiệu suất KPI = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + … + Hiệu suất KPI thành phần (n)

Ví dụ: Nhân viên X có 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27% hiệu suất, KPI (2) đạt 36% hiệu quả và KPI (3) đạt 25% hiệu quả.

Do đó, tổng hiệu quả công việc của nhân viên X sẽ là:

27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị:%)

Cách tính KPI dựa trên khoảng thời gian

KPI sau mỗi quý có thể được tính toán dựa trên KPI cho các tháng trong quý đó.

Bài viết trước đã cung cấp thông tin tổng quan về KPI, một chỉ số vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và của người lao động nói riêng. Không chỉ dành cho bộ phận doanh nghiệp, KPI hiện nay còn được sử dụng rất nhiều cho các chiến dịch marketing trực tuyến. Bạn muốn công ty của mình luôn vượt KPI!

Câu hỏi thường gặp về KPI

KPI chỉ áp dụng cho doanh số bán hàng?

KPI được áp dụng phổ biến nhất trong bán hàng để thúc đẩy doanh thu bán hàng của nhân viên. Tuy nhiên, chỉ số này được áp dụng cho hầu hết các phòng ban của công ty, bao gồm cả bộ phận nhân sự, marketing, ..

Tại sao việc áp dụng KPI ở Việt Nam kém hiệu quả hơn các nước khác?

Dưới đây là những lý do khiến KPI không được áp dụng hiệu quả:

Nhận thức không chính xác: Nhiều người chỉ xem nó như một chỉ số hoạt động mà quên rằng nó cũng là một công cụ chiến lược có hệ thống. Do đó, việc áp dụng và triển khai KPIs chưa khoa học và hiệu quả, dẫn đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ tiêu này.

Coi KPI như một hệ thống để theo dõi bản thân: Đối với nhân viên, họ tiếp tục hiểu nhầm KPI là một hệ thống giám sát thay vì xem KPI là một công cụ giúp họ theo dõi hiệu quả công việc để có những cải tiến tốt hơn trong công việc.

Những lý do khiến các công ty không đạt KPI là gì?

Dưới đây là những lý do ảnh hưởng đến việc các công ty không đạt KPI của họ.

  • Các mục tiêu đặt ra không cụ thể và không phù hợp, không đáp ứng các tiêu chí SMART.
  • Việc triển khai KPI không nhận được sự đồng tình của toàn thể nhân viên.
  • Hệ thống mục tiêu KPI là không thực tế và quá xa vời.
  • Người quản lý KPI ​​không đủ năng lực để theo dõi, đánh giá và báo cáo kịp thời.
  • Quy trình phát triển KPI không rõ ràng, không liên quan đến hệ thống mục tiêu trong quy trình.
  • Năng lực hiệu quả của nhân viên được giới hạn trong việc đạt được KPI.

KPI tốt là gì?

KPI phải đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Phù hợp với mục tiêu chiến lược dài hạn.
  • Các mục tiêu tập trung hơn là phân tán
  • Hợp lý với nhiệm vụ và chức năng của các cá nhân và bộ phận
  • Đáp ứng các tiêu chí của công cụ THÔNG MINH

CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Lầu 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Q.1, TP.
    VPĐD: 42 Trần Phú, P.4, Q.5, TP.HCM
  • Điện thoại: 0364 333 333
    Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: sales@tino.org
  • Trang web: www.tino.org