52 lượt xem

Gantt là gì? Sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc | Acb-win.com

Hiện nay, có rất nhiều công cụ giúp người quản lý dự án tiến hành quản lý dự án như Microsoft Project, Trello, Notion… Một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất là biểu đồ Gantt. Vậy Gantt là gì? Biểu đồ Gantt trong kế hoạch làm việc là gì? Mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Về Gantt

Gantt là gì?

Gantt (bí danh) biểu đồ Gantt) là một công cụ quản lý dự án giúp lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án ở mọi quy mô.

Biểu đồ Gantt đặc biệt hữu ích để đơn giản hóa các dự án phức tạp. Các nhiệm vụ và tiến độ của dự án được chuyển đổi sang biểu đồ ngang, hiển thị thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án, cũng như các yếu tố phụ thuộc, tiến độ và thời hạn.

READ  Token Explanation | Klaytn (KLAY) | Acb-win.com

gantt-la-gi

Biểu đồ Gantt cũng bao gồm mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho từng giai đoạn và người thực hiện nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích để duy trì các hoạt động đúng tiến độ khi có một nhóm lớn và nhiều bên liên quan khi phạm vi của dự án thay đổi.

Biểu đồ Gantt xuất hiện khi nào?

Sơ đồ quản lý dự án đầu tiên được phát minh bởi Karol Adamiecki vào năm 1896. Vậy tại sao nó không được gọi là sơ đồ Adamiecki? Để trả lời câu hỏi này, hãy đọc tiếp phần dưới đây.

Sau đây là tóm tắt về lịch sử hình thành biểu đồ Gantt:

Năm 1896, Karol Adamiecki đã tạo ra sơ đồ quản lý dự án đầu tiên: Harmonogram, tiền thân của biểu đồ Gantt hiện đại.

Năm 1931, Adamiecki phát hành Harmonogram (nhưng bằng tiếng Ba Lan với số lượng bán hạn chế).

1910-1915: Henry Gantt xuất bản hệ thống quản lý dự án của riêng mình, được gọi là biểu đồ Gantt.

Ngày nay, biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến để quản lý các dự án thuộc mọi quy mô và loại hình.

Gantt là gì?  Biểu đồ Gantt kế hoạch làm việc 2

QUẢNG CÁO

gantt-la-gi

Lợi ích của việc áp dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án

Khi bạn áp dụng biểu đồ Gantt vào công việc quản lý dự án của mình, chắc chắn nó sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ.

  • Tìm hiểu những gì đang xảy ra trong các dự án của bạn.
  • Cải thiện giao tiếp và tham gia vào làm việc nhóm
  • Tránh quá tải công việc của bạn
  • Đo lường tiến độ của các dự án
  • Thực hiện các hoạt động chồng chéo và các hoạt động phụ thuộc
  • Trải nghiệm công việc quản lý dự án rõ ràng hơn
  • Thực hành quản lý thời gian tốt hơn
  • Có thể làm việc với các thành viên trong nhóm từ xa
  • Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm
  • Cải thiện tính minh bạch

Hướng dẫn áp dụng biểu đồ Gantt trong công việc quản lý dự án

Bước 1: Xác định công việc cần thiết

Một biểu đồ Gantt sẽ không hữu ích trừ khi nó bao gồm tất cả các thông tin liên quan cho các hạng mục công việc cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc giai đoạn của dự án.

Đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các hạng mục công việc quan trọng. Bạn có thể sử dụng WBS nếu bạn cần thiết lập các hoạt động cụ thể cho từng hoạt động. Sau đó, đối với mỗi nhiệm vụ, hãy ghi lại ngày bắt đầu sớm nhất và thời gian ước tính để hoàn thành từng nhiệm vụ.

gantt-la-gi

Ví dụ: công ty của bạn vừa nhận được một dự án mới: tạo một sản phẩm “Phần mềm dịch vụ khách hàng” mới. Đồng thời, bạn là giám đốc dự án.

Trong trường hợp này, biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả các hạng mục công việc cần thiết và tính toán tổng thời gian hoàn thành sản phẩm.

Đầu tiên, bạn nên liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện và ước lượng thời gian hoàn thành mỗi công việc. Danh sách các hạng mục công việc có dạng như sau:

gantt-la-gi

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các hạng mục công việc

Biểu đồ Gantt trình bày các mối quan hệ giữa các hoạt động trong một dự án. Một số nhiệm vụ sẽ cần phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ tiếp theo có thể bắt đầu và những nhiệm vụ khác không thể được hoàn thành cho đến khi những nhiệm vụ trước đó được hoàn thành.

Ví dụ: nếu bạn đang tạo tài liệu giới thiệu về một chiến dịch quảng cáo, bạn sẽ cần phải hoàn thành thiết kế trước khi có thể gửi đi in.

Các hoạt động trong ví dụ trên được gọi là các hoạt động “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Ngoài ra, còn có các hoạt động khác được gọi là “song hành”, tức là các hoạt động này có thể được thực hiện đồng thời với các hoạt động khác.

gantt-la-gi

Để hoàn thành hạng mục công việc lớn, trước hết phải hoàn thành các hạng mục công việc nhỏ. Ví dụ, thiết kế tập sách có thể bắt đầu trước khi văn bản được thay đổi (mặc dù bạn sẽ không thể tinh chỉnh thiết kế cho đến khi văn bản hoàn hảo).

Trong quá trình thực hiện dự án, cần xác định các mối quan hệ giữa các hoạt động. Điều này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về cách tổ chức dự án của bạn và sẽ rất hữu ích khi bạn bắt đầu lập kế hoạch cho các hoạt động cần thực hiện trên sơ đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các hoạt động tuần tự:

  • Kết thúc để bắt đầu (FS) – Các hoạt động FS không thể được bắt đầu trước khi hoạt động trước đó có liên quan được hoàn thành. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
  • Từ đầu đến đầu (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi một nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
  • Từ cuối đến cuối (FF) – Không thể hoàn thành nhiệm vụ FF trước khi nhiệm vụ trước đó được hoàn thành. Tuy nhiên, chúng có thể được hoàn thành sau đó.
  • Từ đầu đến cuối (SF) – loại thứ tư, rất hiếm.

Bước 3: Triển khai Biểu đồ Gantt

Sau khi nhập dữ liệu và phân tích các mối quan hệ giữa các hoạt động. Bạn có thể vẽ sơ đồ dự án bằng tay hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như Gantt, Matchware hoặc Microsoft Project. Một số công cụ này dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể truy cập chúng đồng thời từ mọi nơi.

gantt-la-gi

Bước 4: Theo dõi tiến độ của dự án

Khi dự án của bạn phát triển dọc theo biểu đồ Gantt, điều đó có nghĩa là dự án đang phát triển tốt. Cần cập nhật thường xuyên tình trạng dự án trên sơ đồ. Điều này giúp sơ đồ phản ánh những thay đổi bất ngờ xảy ra.

gantt-la-gi

Như chia sẻ của TinoHost, bạn có thể thấy rằng biểu đồ Gantt cực kỳ hữu ích trong việc quản lý dự án và lập kế hoạch làm việc. Vậy tại sao bạn không thử sử dụng biểu đồ Gantt trong kế hoạch của mình?

Câu hỏi thường gặp về biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt có hữu ích không?

Biểu đồ Gantt rất hữu ích cho việc lập kế hoạch và lập dự án. Điều này giúp bạn đánh giá thời gian thực hiện của một dự án, xác định các nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch để bạn hoàn thành các nhiệm vụ. Sơ đồ này cũng hữu ích để quản lý sự phụ thuộc giữa các hoạt động.

Một điểm quan trọng trong phần về mối quan hệ giữa các hoạt động khi sử dụng biểu đồ Gantt mà nhiều người bỏ qua?

Các hoạt động có thể tuần tự và song song cùng một lúc. Ví dụ, hai hoạt động (B và D) có thể phụ thuộc vào một hoạt động khác (A) và có thể được hoàn thành cùng một lúc. Nhiệm vụ B là một nhiệm vụ tuần tự theo sau từ A và song song với D.

Biểu đồ Gantt được sử dụng trong những ngành nào?

Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành công nghiệp. Dưới đây là danh sách các khu vực mà Gantt được sử dụng nhiều nhất.

  • Để xây dựng
  • Tiếp thị
  • Thiết kế và tạo
  • Riêng tư
  • Sản lượng
  • Phát triển phần mềm
  • Tổ chức sự kiện

Biểu đồ Gantt có thể giúp người quản lý giám sát rủi ro dự án không?

Câu trả lời rõ ràng là có. Biểu đồ Gantt rất hữu ích cho các nhà quản lý để theo dõi tiến độ của một dự án trong khi dự án đang được tiến hành. Người quản lý có thể thấy những thay đổi bất thường ngay lập tức và nếu một dự án quá hạn, người quản lý có thể thực hiện hành động để đưa dự án trở lại đúng hướng.

Đối với bất kỳ câu hỏi và nhận xét liên quan, vui lòng Liên hệ với TinoHost ngay bây giờ để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage Luôn cập nhật những tin tức mới nhất!

Với hơn 5 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ hosting, cho thuê máy chủ, dịch vụ tên miền và bảo mật website, hãy để TinoHost đưa bạn đi trên con đường tạo dựng thương hiệu của mình trên bản đồ công nghệ toàn cầu!

CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Lầu 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Q.1, TP.
    VPĐD: 42 Trần Phú, P.4, Q.5, TP.HCM
  • Điện thoại: 0364 333 333
    Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: sales@tino.org
  • Trang web: www.tino.org